Vedtægter

Navn og formål

§ 1.
Klubbens navn er Hareskov-Værløse Tennisklub med hjemsted i Furesø kommune.

§ 2.
Klubbens formål er at samle alle tennis-interesserede i den tidligere Værløse kommune og skabe de bedst mulige faciliteter og vilkår for idrættens udøvelse – det gælder såvel for turnerings- som motionstennis.

§ 3.
Klubben er en selvstændig forening under I. F. Værløse og er medlem af Furesø Idrætsråd. Klubben er tilsluttet D.T.F. og S.L.T.U.

Medlemmer

§ 4.
Klubben optager såvel aktive som passive medlemmer for så vidt pladsforholdene tillader det. Indmeldelse skal ske skriftligt.

§ 5.
Bestyrelsen kan i særlige tilfælde nægte optagelse af nye medlemmer (f.eks. hvis pågældende har kontingentrestance i andre klubber under I. F. Værløse, Furesø Idrætsråd eller D.T.F.). Den, som er nægtet optagelse i klubben, kan forlange bestyrelsens afgørelse forelagt på førstkommende generalforsamling, der så træffer den endelige afgørelse.

§ 6.
Æresmedlemmer indstilles af bestyrelsen til godkendelse på generalforsamlingen. Æresmedlemmer friholdes for kontingentbetaling.

§ 7.
Udmeldelse af klubben skal ske skriftligt. Udmeldelse skal være klubbens kasserer i hænde senest 30. april for at være gyldig for det kommende aktivitetsår.

§ 8.
Overtrædelse af klubbens vedtægter og øvrige regler og normer kan medføre eksklusion, som besluttes af bestyrelsen. Enhver eksklusion kan indankes for generalforsamlingen til endelig afgørelse.

§ 9.
Indskud og kontingenter fastsættes af bestyrelsen og godkendes af en general-forsamling, inden der udsendes opkrævning. Bestyrelsen kan i særlige tilfælde fritage medlemmer for at betale kontingent for ét år af gangen. Passive medlemmer kan optages som aktive uden at betale indskud. Aktive medlemmer kan overgå til passivt medlemskab med gyldig virkning fra aktivitetsårets start.

§ 10.
Kontingent betales forud og er forfaldent til betaling ved det første månedsskifte efter modtagelse af opkrævning.

§ 11.
Medlemmer, som en måned efter forfaldsdato  resterer med betaling af kontingent, slettes af medlemslisten. Genoptagelse som medlem kan kun ske mod betaling af restance plus nyt indskud.

§ 12.
Nye medlemmer, som indmeldes efter den 1. juli skal kun betale halvt kontingent for resten af aktivitetsåret, som går fra 1. maj til 30. april. Udmeldelse i løbet af indledt aktivitetsår berettiger ikke til hverken hel eller delvis refusion af skyldigt eller indbetalt kontingent.

Bestyrelsen

§ 13.
Klubben ledes af en bestyrelse, der består af formand, næstformand, kasserer og projektansvarlig samt formændene for de faste udvalg, jf. §15. Samtlige medlemmer af bestyrelsen vælges på generalforsamlingen. Valgperioden er to år, og medlemmerne afgår med halvdelen hvert år.

§ 14.
Den daglige ledelse varetages af et forretningsudvalg, der består af formand, næstformand og kasserer.

§ 15.
Der nedsættes følgende faste udvalg: Motionistudvalg, seniorudvalg, ungdomsudvalg. Formændene for udvalgene vælges på generalforsamlingen jvf. § 20. Motionister, seniorspillere og ungdomsspillere vælger hver to medlemmer til de pågældende udvalg. Udvalgene kan endvidere supplere sig med yderligere medlemmer. Herudover kan forretningsudvalget nedsætte et informationsudvalg og et økonomi- & administrationsudvalg. Ad-hoc udvalg kan nedsættes efter behov.

§ 16.
Klubben tegnes af formanden og et bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen kan give prokura til kassereren og andre i økonomi- & administrationsudvalget til varetagelse af daglige økonomiske dispositioner. Beslutninger af anlægsmæssig karakter, som f.eks. erhvervelse og afhændelse af baneanlæg, fast ejendom etc., skal forelægges en generalforsamling til endelig godkendelse.

§ 17.
Bestyrelsen fastsætter sin egen funktionsbeskrivelse og godkender funktionsbeskrivelser for udvalgene.

§ 18.
Én gang om året udarbejder de faste udvalg et forslag til aktiviteter på udvalgets område og et forslag til budget. På grundlag af udvalgenes forslag fastlægger bestyrelsen rammerne for udvalgenes arbejde, herunder en samlet ramme for hvert enkelt udvalgs indtægter / tilskud og udgifter.

Generalforsamlingen

§ 19.
Generalforsamlingen er den øverste myndighed i klubbens anliggende.

Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med mindst 1 måneds varsel via e-mail, HVT´s hjemmeside og opslag i Værløsehallerne. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden iflg. § 20 samt allerede indkomne forslag. Fuldstændig dagsorden meddeles via HVT´s hjemmeside samt opslag senest 10 dage før generalforsamlingen.

En generalforsamling kan ikke vedtage forslag, som ikke er udsendt med den fuldstændige dagsorden.

Ekstraordinær generalforsamling skal uopholdeligt indkaldes med samme varsel og på samme vis, når 25 medlemmer indgiver skriftlig begæring derom til bestyrelsen indeholdende dagsorden.

Når en generalforsamling er lovligt indvarslet, er den beslutningsdygtig uanset mødedeltagernes antal. Dog kan en vedtægtsændring kun besluttes, hvis 2/3 af de stemmeberettigede fremmødte stemmer for forslaget. Er der ikke kvalificeret flertal, men dog simpelt stemmeflertal, kan vedtægtsændringen vedtages på en efterfølgende generalforsamling med simpelt stemmeflertal.

§ 20.
Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af marts måned med følgende dagsorden:

1. Valg af dirigent
2. Formandens beretning
3. Beretning fra udvalgsformænd
4. Forelæggelse af revideret regnskab til godkendelse
5. Behandling af forslag (specificeret)
6. Forelæggelse af budgetforslag til godkendelse
7. Valg af formand (lige år)
8. Valg af næstformand (ulige år)
9. Valg af kasserer (ulige år)
10. Valg af projektansvarlig (lige år)
11. Valg af formænd for de faste udvalg:
      Motionistudvalg (ulige år), 
      Seniorudvalg (ulige år),
      Ungdomsudvalg (lige år
12. Valg af to bestyrelsessuppleanter (for et år)
13. Valg af en revisor (for to år)
14. Valg af en revisorsuppleant (for et år)
15. Eventuelt.

Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen under punkt 5, skal være formanden i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen.

§ 21.
Ved forfald mellem de ordinære generalforsamlinger kan bestyrelsen supplere sig selv.

§ 22.
Revisionen består af to revisorer, som vælges på skift hvert andet år. Revisorerne skal revidere det af kassereren udarbejdede regnskab og kan foretage uanmeldte kasseeftersyn. Revisionen skal være foretaget senest den 15. februar. Revisorerne fører protokol over den årlige regnskabsgennemgang og de uanmeldte kasseeftersyn samt giver bestyrelsen underretning herom. Kopi af protokollen sendes til hvert medlem af bestyrelsen.

Kassereren opbevarer generalforsamlings-referater, forretningsudvalgsreferater, bestyrelsesreferater, årsregnskab samt revisionsprotokollat for hvert år.

Klubbens regnskabsår går fra 1. januar til 31. december.

§ 23.
Klubben kan kun opløses, hvis 2/3 af alle klubbens stemmeberettigede medlemmer stemmer herfor på den ordinære general-forsamling. Såfremt generalforsamlingen ikke er beslutningsdygtig jf. ovenstående skal bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling jf. §19. Opløsning af klubben kan dog ikke finde sted, når 50 eller flere stemmeberettigede medlemmer stemmer imod. I tilfælde af klubbens opløsning anvendes formue og aktiver til andre idrætslige almennyttige formål i Furesø Kommune efter generalforsamlingens beslutning.

Vedtaget d. 2. marts 2011